그러나 현실은 여전히 종이문서를 생산하고 보존하는 관행들이 공존하고 있다. 종이로 문서를 생산해 결재 받아 보관하기도 하고 전자문서로 결재 받은 문서를 종이로 출력하여 이중보관하기도 한다. 물론 필요에 따라 종이문서의 생산 또는 전자기록의 이중보관이 필요하기도 하다. 그러나 현재는 관행과 전자기록에 대한 이해부족으로 인해 불필요한 경우에도 종이문서를 생산하는 경우가 종종 발생하고 있으며, 이는 업무효율성을 저해시키고 있다.
이와 함께 전자기록은 그 편의성과 효율성에도 불구하고 새로운 문제를 일으킨다. 바로 발전하는 정보기술에 따른 전자기록의 영구보존 문제이다. 기술의 발달로 전자기록을 정상적으로 열람할 수 없는 경우가 발생하기 때문이다. 현재 Window 7의 운영체제로 바뀌면서 불과 10여 년 전의 전자문서가 열람이 불가능한 경우가 대표적이다. 종이문서는 종이의 훼손을 방지하기만 한다면 영구적으로 열람이 가능하다. 하지만 전자문서는 파일을 영구적으로 보존한다고 하더라도 그것을 열람할 수 있는 H/W나 S/W, 보안체계가 마련되지 않는다면 기록으로서의 진본성이나 이용가능성을 보장할 수 없게 된다.
이러한 문제를 해결하기 위해 국제적으로 전자문서의 영구보존포맷을 정하고 있으며, 우리나라는 PDF/A와 XML을 채택하고 있다. 제주시도 이러한 문제를 해결하기 위해 구 전자문서를 표준기록관리시스템으로 이관하고, 장기보존이 필요한 전자기록을 선별하여 국제표준에 맞는 파일포맷으로 변환할 계획이다.
전자기록은 정확히 알고 쓴다면 우리에게 많은 이득을 가져다주지만, 이해가 부족하면 더 많은 비용과 부담으로 다가올 수 있다. 전자기록에 대한 관심과 교육이 절실히 필요한 이유이다.
