이날 참석한 제주특별자치도 자치경찰단, 서귀포경찰서, 서귀포소방서·보건소 등을 포함 유관기관별 임무와 역할등을 점검해보는 시간과 대회의 안전한 행사지원을 위해 재난 및 행여나 있을 인명피해 등 신속한 대비, 대응방안과 보완점을 모색하는 시간을 가졌다.
이에 따라 도자치 경찰단과 서귀포경찰서는 행사장 인근의 주요 교통포인트 및 적시에 차량 및 인원 배치, 서귀포소방서는 화재등에 대비한 개회식장 주변에 소방차 및 119구급차량을 배치 화재사고에 대비키로 하였다
그 밖에도 행사의 성공여부를 결정짓는 날씨가 관건인 점을 감안 기상청의 빠르고 정확한 기상예보 전달 및 행사 전 건강 체크 부스운영과 응급의료 사고 예방을 위해 구급차량을 항시 대기키로 서귀포보건소에서도 흔쾌히 협조키로 하였다.
실무회의를 주재한 고창학 대회안전총괄분과위원장은 “악천후의 날씨를 대비하여 긴급히 전파할 수 있도록 주최측에 대회개최 자체판단기준을 마련하고 긴급상황 발생시 즉각 조치할 수 있도록 연락체계 구축, 비상약품 및 장비구비, 구조구급요원 배치 등 각 기관별 임무에 최선을 다해 무결점 안전한 대회가 성사될 수 있도록 최선을 다해달라”고 당부했다.
한편, 동아시아 플라워 워킹리그인 제17회 서귀포 유채꽃 국제대회는 3월 28일(토)부터 3월 29(일) 양일간 제주국제컨벤션센터를 주행사장으로 중문관광단지 일대에서 5km, 10km, 20km 코스로 펼쳐진다.
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